Szivárvány-Trade
2005 Kft.
2120 Dunakeszi, Garas
u. 16 II/12
ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Az adatvédelmi és adatkezelési
szabályzat alkalmazása
|
A szervezet megnevezése: |
Szivárvány-Trade 2005 Kft. |
|
A szervezet székhelye: |
2120 Dunakeszi, Garas u. 16.
II/12 |
|
A szabályzat tartalmáért
felelős személy: |
Zilahi-Sebess Ágnes |
|
A szabályzat hatályba
lépésének dátuma: |
2016.04.23. |
Ez a
szabályzat a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében
történő védelmére és a személyes adatok szabad áramlására vonatkozó szabályokat
állapít meg. A szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni a konkrét adatkezelési
tevékenységek során, valamint az adatkezelést szabályozó utasítások és
tájékoztatások kiadásakor.
Adatvédelmi
tisztviselő alkalmazási (kijelölési) kötelezettség kiterjed minden közhatalmi
szervre vagy egyéb, közfeladatot ellátó szervre (függetlenül attól, hogy milyen
adatokat dolgoz fel), valamint egyéb olyan szervezetekre, amelyek fő
tevékenysége az egyének szisztematikus, nagymértékű megfigyelése, vagy amelyek
a személyes adatok különleges kategóriáit nagy számban kezelik.
A
szervezet adatvédelmi tisztviselőt □ alkalmaz □ nem
alkalmaz
Adatvédelmi
tisztviselő alkalmazása esetén:
|
Neve: |
|
|
Beosztása: |
|
|
Elérhetősége: |
|
A szabályzat hatálya
E
szabályzat visszavonásig érvényes, hatálya kiterjed a szervezet
tisztségviselőire, alkalmazottaira és a szervezet adatvédelmi tisztviselőjére.
Dátum: Budapest, 2018.04.23.
....................................................
a
szervezet vezetője
A
szabályzat célja
E szabályzat célja,
hogy harmonizálja az adatkezelési tevékenységek tekintetében a szervezet egyéb
belső szabályzatainak előírásait a természetes személyek alapvető jogainak és
szabadságainak védelme érdekében, valamint biztosítsa a személyes adatok megfelelő
kezelését.
A szervezet
tevékenysége során teljes mértékben meg kíván felelni a személyes adatok
kezelésére vonatkozó jogszabályi előírásoknak, különösen az Európai Parlament
és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletében foglaltaknak.
A szabályzat kiadásának fontos célja továbbá, hogy
megismerésével és betartásával a szervezet
alkalmazottai képesek legyenek a természetes személyek adatai kezelését
jogszerűen végezni.
Lényeges
fogalmak, meghatározások
-
a GDPR
(General Data Protection Regulation)
az Európai Unió új Adatvédelmi Rendelete
- adatkezelő: az a
természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb
szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy
másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós
vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő
kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is
meghatározhatja;
- adatkezelés: a
személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált
módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés,
rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás,
lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb
módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás,
korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
- adatfeldolgozó: az a
természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb
szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
- személyes adat:
azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintett) vonatkozó
bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy
közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám,
helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi,
fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális
azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
- harmadik fél: az a
természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb
szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval
vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen
irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
- az érintett hozzájárulása: az
érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és
egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést
félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az
őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
- az adatkezelés korlátozása: a
tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
- álnevesítés: a
személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további
információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a
személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és
technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított
vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet
kapcsolni;
- nyilvántartási rendszer: a
személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális
vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott
ismérvek alapján hozzáférhető;
- adatvédelmi incidens: a
biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt
személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését,
megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan
hozzáférést eredményezi;
Az
adatkezelés irányelvei
A
személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett
számára átlátható módon kell végezni.
A
személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból
történhet.
A
személyes adatok kezelésének célja megfelelő és releváns legyen, és csak a
szükséges mértékű lehet.
A
személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük. A pontatlan
személyes adatokat haladéktalanul törölni kell.
A
személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, hogy az érintettek
azonosítását csak szükséges ideig tegye lehetővé. A személyes adatok ennél
hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, ha a tárolás közérdekű
archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai
célból történik.
A
személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai
vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes
adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes
kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával
szembeni védelmet is ideértve.
Az
adatvédelem elveit minden azonosított vagy azonosítható természetes személyre
vonatkozó információ esetében alkalmazni kell.
A szervezet
adatkezelést végző alkalmazottja fegyelmi, kártérítési, szabálysértési és
büntetőjogi felelősséggel tartozik a személyes adatok jogszerű kezeléséért.
Amennyiben az alkalmazott tudomást szerez arról, hogy az általa kezelt
személyes adat hibás, hiányos, vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni,
vagy helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni.
Személyes
adatok kezelése
Mivel
a természetes személyek összefüggésbe hozhatók az általuk használt készülékek,
alkalmazások, eszközök és protokollok által rendelkezésre bocsátott online
azonosítókkal, például IP-címekkel és cookie-azonosítókkal,
ezért ezek az adatok egyéb információkkal összekapcsolva alkalmasak és felhasználhatók
a természetes személyek profiljának létrehozására és az adott személy
azonosítására.
Az
adatkezelésre csak akkor kerülhet sor, ha az érintett személy egyértelmű
megerősítő cselekedettel, például írásbeli - ideértve az elektronikus úton tett
- vagy szóbeli nyilatkozattal önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és
egyértelmű hozzájárulását adja az adatok kezeléséhez.
Az
adatkezeléshez való hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett személy az
internetes honlap megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet. A
hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés nem minősül
hozzájárulásnak.
Hozzájárulásnak
minősül az is, ha valamely felhasználó az elektronikus szolgáltatások
igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, vagy
olyan nyilatkozatot illetve cselekedet tesz, amely az
adott összefüggésben az érintett személy hozzájárulását személyes adatainak
kezeléséhez egyértelműen jelzi.
Az
egészségügyi személyes adatok közé tartoznak az érintett egészségi állapotára
vonatkozó olyan adatok, amelyek információt hordoznak az érintett múltbeli,
jelenlegi vagy jövőbeli testi vagy pszichikai egészségi állapotáról. Ide
tartoznak az alábbiak:
- egészségügyi
szolgáltatások céljából történő nyilvántartásba vétel;
- a
természetes személy egészségügyi célokból történő egyéni azonosítása érdekében
hozzá rendelt szám, jel vagy adat;
- valamely
testrész vagy a testet alkotó anyag – beleértve a genetikai adatokat és a
biológiai mintákat is – teszteléséből vagy vizsgálatából származó információk;
- az
érintett betegségével, fogyatékosságával, betegségkockázatával,
kórtörténetével, klinikai kezelésével vagy fiziológiai vagy orvosbiológiai
állapotával kapcsolatos információ, függetlenül annak forrásától, amely lehet
például orvos vagy egyéb egészségügyi dolgozó, kórház, orvostechnikai eszköz
vagy diagnosztikai teszt.
A
genetikai adatot olyan, a természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai
jellemzőivel összefüggő személyes adatként kell meghatározni, és amely az
érintett személytől vett biológiai minta elemzésének – különösen
kromoszómaelemzésnek, illetve a dezoxiribonukleinsav (DNS) vagy a
ribonukleinsav (RNS) vizsgálatának, vagy az ezekből nyerhető információkkal
megegyező információk kinyerését lehetővé tevő bármilyen más elem vizsgálatának
– az eredménye.
A
gyermekek személyes adatai különös védelmet érdemelnek, mivel ők kevésbé
lehetnek tisztában a személyes adatok kezelésével összefüggő kockázatokkal,
következményeivel és az ahhoz kapcsolódó garanciákkal és jogosultságokkal. Ezt
a különös védelmet főként a gyermekek személyes adatainak olyan felhasználására
kell alkalmazni, amely marketingcélokat, illetve személyi vagy felhasználói
profilok létrehozásának célját szolgálja.
A
személyes adatokat olyan módon kell kezelni, amely biztosítja azok megfelelő
szintű biztonságát és bizalmas kezelését, többek között annak érdekében, hogy
megakadályozza a személyes adatokhoz és a személyes adatok kezeléséhez használt
eszközökhöz való jogosulatlan hozzáférést, illetve azok jogosulatlan
felhasználását.
A
pontatlan személyes adatok helyesbítése vagy törlése érdekében minden ésszerű
lépést meg kell tenni.
Az
adatkezelés jogszerűsége
A személyes
adatok kezelése akkor jogszerű, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
A
fentiek értelmében az adatkezelés jogszerűnek minősül, ha arra valamely
szerződés vagy szerződéskötési szándék keretében van szükség.
Ha az
adatkezelésre az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése
keretében kerül sor, vagy ha az közérdekű feladat végrehajtásához, illetve
közhatalmi jogosítvány gyakorlásához szükséges, az adatkezelésnek az uniós
jogban vagy valamely tagállam jogában foglalt jogalappal kell rendelkeznie.
Az
adatkezelést jogszerűnek kell tekinteni akkor, amikor az az érintett életének
vagy más fent említett természetes személy érdekeinek védelmében történik. Más
természetes személy létfontosságú érdekeire hivatkozással személyes
adatkezelésre elvben csak akkor kerülhet sor, ha a szóban forgó adatkezelés
egyéb jogalapon nem végezhető.
A személyes adatkezelés néhány típusa
szolgálhat egyszerre fontos közérdeket és az érintett létfontosságú érdekeit
is, például olyan esetben, amikor az adatkezelésre humanitárius okokból,
ideértve, ha arra a járványok és terjedéseik nyomon követéséhez, vagy
humanitárius vészhelyzetben, különösen természeti vagy ember által okozott
katasztrófák esetében van szükség.
Az
adatkezelő – ideértve azt az adatkezelőt is, akivel a személyes adatokat
közölhetik – vagy valamely harmadik fél jogos érdeke jogalapot teremthet az
adatkezelésre. Az ilyen jogos érdekről lehet szó például olyankor, amikor
releváns és megfelelő kapcsolat áll fenn az érintett és az adatkezelő között,
például olyan esetekben, amikor az érintett az adatkezelő ügyfele vagy annak alkalmazásában
áll.
Személyes
adatoknak a csalások megelőzése céljából feltétlenül szükséges kezelése szintén
az érintett adatkezelő jogos érdekének minősül. Személyes adatok közvetlen
üzletszerzési célú kezelése szintén jogos érdeken alapulónak tekinthető.
A
jogos érdek fennállásának megállapításához mindenképpen körültekintően meg kell
vizsgálni többek között azt, hogy az érintett a személyes adatok gyűjtésének
időpontjában és azzal összefüggésben számíthat-e ésszerűen arra, hogy
adatkezelésre az adott célból kerülhet sor. Az érintett érdekei és alapvető
jogai elsőbbséget élvezhetnek az adatkezelő érdekével szemben, ha a személyes
adatokat olyan körülmények között kezelik, amelyek közepette az érintettek nem
számítanak további adatkezelésre.
Az
érintett adatkezelő jogos érdekének minősül a közhatalmi szervek,
számítástechnikai vészhelyzetekre reagáló egység, hálózatbiztonsági
incidenskezelő egységek, elektronikus hírközlési hálózatok üzemeltetői és
szolgáltatások nyújtói, valamint biztonságtechnológiai szolgáltatók által
végrehajtott olyan mértékű személyes adatkezelés, amely a hálózati és
informatikai biztonság garantálásához feltétlenül szükséges és arányos.
A
személyes adatoknak a gyűjtésük eredeti céljától eltérő egyéb célból történő
kezelése csak akkor megengedett, ha az adatkezelés összeegyeztethető az
adatkezelés eredeti céljaival, amelyekre a személyes adatokat eredetileg
gyűjtötték. Ebben az esetben nincs szükség attól a jogalaptól eltérő, külön
jogalapra, mint amely lehetővé tette a személyes adatok gyűjtését.
A
személyes adatok hatóságok általi, hivatalosan elismert vallási szervezetek
alkotmányjogban vagy nemzetközi közjogban megállapított céljainak elérése
érdekében történő kezelése közérdeken alapulónak minősül.
Az érintett
személy hozzájárulása, feltételek
A faji
vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti
meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a
természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes
személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes
adatok kezelése tilos, kivéve, ha az érintett kifejezett hozzájárulását adta az
említett személyes adatok egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.
A
büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és a
bűncselekményekre, illetve a kapcsolódó biztonsági intézkedésekre vonatkozó
személyes adatok kezelésére kizárólag abban az esetben kerülhet sor, ha az
közhatalmi szerv adatkezelésében történik.
Azonosítást
nem igénylő adatkezelés
Ha
azok a célok, amelyekből az adatkezelő a személyes adatokat kezeli, nem vagy
már nem teszik szükségessé az érintettnek az adatkezelő általi azonosítását, az
adatkezelő nem köteles kiegészítő információkat megőrizni.
Ha az adatkezelő
bizonyítani tudja, hogy nincs abban a helyzetben, hogy azonosítsa az
érintettet, erről lehetőség szerint őt megfelelő módon tájékoztatja.
Az érintett
személy tájékoztatása, jogai
A
tisztességes és átlátható adatkezelés elve megköveteli, hogy az érintett
tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól.
Ha a
személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az érintettet arról is tájékoztatni
kell, hogy köteles-e a személyes adatokat közölni, valamint
hogy az adatszolgáltatás elmaradása milyen következményekkel jár. Ezeket az
információkat szabványosított ikonokkal is ki lehet egészíteni annak érdekében,
hogy az érintett a tervezett adatkezelésről jól látható, könnyen érthető és jól
olvasható formában általános tájékoztatást kapjon.
Az
érintettre vonatkozó személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatást az
adatgyűjtés időpontjában kell az érintett részére megadni, illetve
ha az adatokat nem az érintettől, hanem más forrásból gyűjtötték, az ügy
körülményeit figyelembe véve, ésszerű határidőn belül kell rendelkezésre
bocsátani.
Az
érintett jogosult, hogy hozzáférjen a rá vonatkozóan gyűjtött adatokhoz, valamint
arra, hogy egyszerűen és ésszerű időközönként, az adatkezelés jogszerűségének
megállapítása és ellenőrzése érdekében gyakorolja e jogát. Minden érintett
számára biztosítani kell a jogot arra, hogy megismerje különösen a személyes
adatok kezelésének céljait, továbbá ha lehetséges,
azt, hogy a személyes adatok kezelése milyen időtartamra vonatkozik,
Az
érintett jogosult különösen arra, hogy személyes adatait töröljék és a
továbbiakban ne kezeljék, ha a személyes adatok gyűjtésére vagy más módon való
kezelésére az adatkezelés eredeti céljaival összefüggésben már nincs szükség,
vagy ha az érintettek visszavonták az adatok kezeléséhez adott
hozzájárulásukat.
Ha a
személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az
érintett számára biztosítani kell a jogot arra, hogy bármikor díjmentesen
tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.
A
személyes adatok felülvizsgálata
Annak
biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra
korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati
határidőket állapít meg.
|
A szervezet vezetője által
megállapított rendszeres felülvizsgálati határidő: 1 év. |
Az
adatkezelő feladatai
Az adatkezelő
a jogszerű adatkezelés érdekében megfelelő belső adatvédelmi szabályokat
alkalmaz. Ez a szabályozás kiterjed az adatkezelő hatáskörére és felelősségére.
Az
adatkezelő kötelessége, hogy megfelelő és hatékony intézkedéseket hajtson
végre, valamint hogy képes legyen igazolni azt, hogy
az adatkezelési tevékenységek a hatályos jogszabályoknak megfelelnek.
Ezt a
szabályozást az adatkezelés jellegének, hatókörének, körülményeinek és
céljainak, valamint a természetes személyek jogait és szabadságait érintő
kockázatnak a figyelembevételével kell meghozni.
Az
adatkezelő az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a
természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű
és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési
intézkedéseket hajt végre. E szabályzat alapján az egyéb belső szabályzatokat felülvizsgálja
és szükség esetén naprakésszé teszi.
Az
adatkezelő vagy az adatfeldolgozó megfelelő nyilvántartást vezet a hatásköre
alapján végzett adatkezelési tevékenységekről. Minden adatkezelő és
adatfeldolgozó köteles a felügyeleti hatósággal együttműködni és ezeket a
nyilvántartásokat kérésre hozzáférhetővé tenni az érintett adatkezelési
műveletek ellenőrzése érdekében.
Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok
A tájékoztatás kéréshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül
tájékoztatást kérhet arról, hogy a szervezet milyen adatait, milyen
jogalapon, milyen adatkezelési cél miatt, milyen forrásból, mennyi ideig
kezeli. A kérelmére haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül, a megadott
elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A helyesbítéshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti bármely adatának
módosítását. Erről kérelmére haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon belül
intézkedni kell és a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A törléshez való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti
adatának törlését. Kérelmére ezt haladéktalanul, de legfeljebb 30 napon
belül meg kell tenni és a megadott elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
A zároláshoz, korlátozáshoz való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül kérheti
adatának zárolását. A zárolás addig tart, amíg a megjelölt indok
szükségessé teszi az adatok tárolását. A kérelemre ezt haladéktalanul,
de legfeljebb 30 napon belül meg kell tenni és a megadott elérhetőségre
tájékoztatást kell küldeni.
A tiltakozáshoz való jog
Bármely személy a megadott elérhetőségeken keresztül tiltakozhat
az adatkezelés ellen. A tiltakozást a kérelem benyújtásától számított
legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül meg kell vizsgálni, annak
megalapozottsága kérdésében döntést kell hozni és a döntésről a megadott
elérhetőségre tájékoztatást kell küldeni.
Az adatkezeléssel kapcsolatos
jogérvényesítési lehetőség
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat (kukac) naih.hu
URL https://naih.hu
koordináták: É 47°30'56''; K 18°59'57''
Az érintett a jogainak megsértése esetén az
adatátvevő az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron
kívül jár el. A pert az érintett - választása szerint - a lakóhelye vagy
tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja.
A
szervezet feladatai a megfelelő adatvédelem érdekében
- Az
adatvédelmi tudatosság. Biztosítani
kell a szakmai felkészültséget a jogszabályoknak való megfeleléshez. Elengedhetetlen
a munkatársak szakmai felkészítése és a szabályzat megismerése.
- Át
kell tekinteni az adatkezelés
célját, szempontrendszerét, a személyes adatkezelés koncepcióját. Az
adatvédelmi és adatkezelési szabályzattal összhangban kell biztosítani jogszerű
adatkezelést és adatfeldolgozást.
- Az adatkezelésben érintett személy megfelelő
tájékoztatása. Figyelni kell arra, hogy - ha
az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, - kétség esetén az
adatkezelőnek kell bizonyítania, hogy az adatkezeléshez az érintett személy
hozzájárult.
- Az
érintett személynek nyújtott tájékoztatás tömör, könnyen hozzáférhető és
könnyen érthető legyen, ezért azt világos és közérthető nyelven kell
megfogalmazni és megjeleníteni.
- Az átlátható adatkezelés követelménye, hogy az
érintett személy tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól. A
tájékoztatást az adatkezelés megkezdése előtt kell megadni és a tájékoztatáshoz
való jog az adatkezelés során annak megszűnéséig megilleti az érintettet.
- Az adatkezelésben érintett személy főbb jogai a következők:
· a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférés;
· a személyes adatok helyesbítése;
· a személyes adatok törlése;
· a személyes adatok kezelésének korlátozása;
· a profilalkotás és az automatizált adatkezelésen elleni tiltakozás;
· az adathordozhatósághoz való jog.
- Az adatkezelő indokolatlan
késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon
belül tájékoztatja az érintettet. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem
összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható.
A tájékoztatási kötelezettség biztosítható egy olyan biztonságos online
rendszer üzemeltetésével, amelyen keresztül az érintett könnyen és gyorsan
hozzáférhet a szükséges információhoz.
- Át kell tekinteni a szervezet által végzett
adatkezeléseket, biztosítani kell az információs önrendelkezési jog
érvényesülését. Az érintett személy kérésére adatait késedelem nélkül törölni
kell, amennyiben az érintett személy visszavonja az adatkezelés alapját képező
hozzájárulást.
- Az érintett személy hozzájárulásából
félreérthetetlenül ki kell derülnie, hogy az érintett beleegyezik az
adatkezelésbe. Ha az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, kétség
esetén az adatkezelőnek kell bizonyítania, hogy az adatkezelési művelethez az
érintett hozzájárult.
- Gyermekek személyes adatkezelése esetén kiemelt
figyelmet kell fordítani az adatkezelési szabályok betartására. Közvetlenül
gyermekeknek kínált, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások
vonatkozásában végzett személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha a gyermek a
16. életévét betöltötte. A 16. életévét be nem töltött gyermek esetén, a
gyermekek személyes adatainak kezelése csak akkor és olyan mértékben jogszerű,
ha a hozzájárulást a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló adta meg,
illetve engedélyezte.
- A személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása esetén
bejelentési kötelezettség keletkezik a felügyelő hatóság felé. Az adatkezelőnek
indokolatlan késedelem nélkül – ha lehetséges, legkésőbb
72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, – meg kell tenni a
bejelentést a felügyeleti hatóságnak, kivéve akkor, ha az adatvédelmi incidens
valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személy jogait tekintve.
- Bizonyos esetekben indokolt lehet az
adatkezelőnek az adatkezelést megelőzően adatvédelmi hatásvizsgálatot
lefolytatni. A hatásvizsgálat során meg
kell vizsgálni, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok
védelmét hogyan érintik. Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat
megállapítja, hogy az adatkezelés valószínűsíthetően magas kockázattal jár, a
személyes adatok kezelését megelőzően az adatkezelőnek konzultálnia kell a
felügyeleti hatósággal.
- Abban az esetben, ha a fő tevékenységek olyan
adatkezelési műveleteket foglalnak magukban, amelyek jellegüknél, hatókörüknél
vagy céljaiknál fogva az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű
megfigyelését teszik szükségessé, adatvédelmi tisztviselőt kell kinevezni. Az
adatvédelmi tisztviselő kinevezése az adatbiztonság megerősítését célozza.
Adatbiztonság
Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen
a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal,
törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés,
továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás
ellen.
A nyilvántartásokban elektronikusan kezelt adatállományok
védelme érdekében megfelelő technikai megoldással biztosítani kell, hogy a
nyilvántartásokban tárolt adatok közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók és
az érintetthez rendelhetők.
Az
adatbiztonság megtervezésekor és
alkalmazásakor tekintettel kell lenni a technika mindenkori fejlettségére. Több
lehetséges adatkezelési megoldás közül azt kell választani, amely a személyes
adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget
jelentene az adatkezelőnek.
Adatvédelmi
tisztviselő
Adatvédelmi
tisztviselő kijelölése kötelező az alábbi kritériumok alapján:
Amennyiben
adatvédelmi tisztviselő kijelölése kötelező, akkor arra az alábbi szabályok
vonatkoznak:
Az
adatvédelmi tisztviselőt szakmai rátermettség és különösen az adatvédelmi jog
és gyakorlat szakértői szintű ismerete, valamint az adatkezelés ellátására való
alkalmasság alapján kell kijelölni.
Az adatvédelmi tisztviselő az adatkezelő vagy
az adatfeldolgozó alkalmazottja is lehet, de szolgáltatási szerződés keretében
is elláthatja feladatait.
Az
adatkezelőnek vagy az adatfeldolgozónak kötelező közzétenni az adatvédelmi
tisztviselő nevét és elérhetőségét, és azokat a felügyeleti hatósággal is
közölni kell.
Az
adatvédelmi tisztviselő jogállása
Az
adatkezelőnek biztosítania kell, hogy az adatvédelmi tisztviselő a személyes
adatok védelmével kapcsolatos összes ügybe megfelelő módon és időben
bekapcsolódjon. Biztosítani kell, hogy az adatvédelmi tisztviselő szakértői
szintű ismereteinek fenntartásához szükséges források rendelkezésre álljanak.
Az
adatvédelmi tisztviselő a feladatai ellátásával kapcsolatban utasításokat
senkitől nem fogadhat el. Az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az adatvédelmi
tisztviselőt feladatai ellátásával összefüggésben nem bocsáthatja el és
szankcióval sem sújthatja. Az adatvédelmi tisztviselő közvetlenül az adatkezelő
vagy az adatfeldolgozó legfelső vezetésének tartozik felelősséggel.
Az
érintettek a személyes adataik kezeléséhez és jogaik gyakorlásához kapcsolódó
valamennyi kérdésben az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhatnak.
Az
adatvédelmi tisztviselőt feladatai teljesítésével kapcsolatban titoktartási
kötelezettség vagy az adatok bizalmas kezelésére vonatkozó kötelezettség köti.
Az
adatvédelmi tisztviselő más feladatokat is elláthat, de a feladatokkal
kapcsolatban összeférhetetlenség ne álljon fenn.
Az
adatvédelmi tisztviselő feladatai
Adatvédelmi
incidens
Az
adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt
vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az
azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
Az
adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai,
vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek
között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik
korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a
személyazonossággal való visszaélést.
Az
adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül be
kell jelenteni az illetékes felügyeleti hatóságnál, kivéve, ha az
elszámoltathatóság elvével összhangban bizonyítani lehet, hogy az adatvédelmi
incidens valószínűleg nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és
szabadságaira nézve.
Az
érintett személyt késedelem nélkül tájékoztatni kell, ha az adatvédelmi
incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személy jogaira
és szabadságára nézve, annak érdekében, hogy megtehesse a szükséges
óvintézkedéseket.
Ügyviteli
és nyilvántartás célú adatkezelés
A
szervezet a tevékenységéhez tartozó esetekben illetve
ügyviteli és nyilvántartási célból személyes adatokat is kezelhet.
Az
adatkezelés alapjául az érintett személy megfelelő tájékoztatásán alapuló
önkéntes és határozott hozzájárulás szolgál. A részletes tájékoztatás – amely
kiterjed az adatkezelés céljára, jogalapjára és időtartamára
valamint az érintett személy jogaira - után az érintettet figyelmeztetni kell az
adatkezelés önkéntes jellegére. Az adatkezeléshez való hozzájárulást írásban
rögzíteni kell.
Az
ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés az alábbi célokat
szolgálja:
- a
szervezet tagjainak és munkavállalóinak adatkezelése, amely jogszabályi
kötelezettségen alapul;
- a
szervezettel megbízási jogviszonyban álló személyek adatkezelése
kapcsolattartási, elszámolási és nyilvántartási célból;
- a
szervezettel üzleti kapcsolatban álló más szervezetek, intézmények és
vállalkozások kapcsolattartói adatai, amelyek természetes személyek
elérhetőségi és azonosítási adatai is lehetnek;
A fentiek
szerinti adatkezelés egyrészről jogszabályi kötelezettségen alapul, másrészről
pedig az érintett személy kifejezetten hozzájárult adatai kezeléséhez (például munkaszerződés
céljából vagy weboldalon partnerként regisztrált,
stb.)
A
szervezethez írásos formában eljuttatott – személyes adatokat is tartalmazó –
dokumentumok (például önéletrajz, álláskeresési jelentkezés, egyéb beadvány, stb.) esetében az érintett személy hozzájárulását
vélelmezni kell. Az ügy lezárulta után – további felhasználásra vonatkozó
hozzájárulás hiányában – az iratokat meg kell semmisíteni. A megsemmisítés
tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
Az
ügyviteli célú adatkezelés esetében a személyes adatok kizárólag az adott ügy
irataiban és a nyilvántartásokban szerepelnek. Ezen adatok kezelése a kezelés
alapjául szolgáló irat selejtezéséig tart.
Az
ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelést - annak biztosítása
érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra
korlátozódjon, - évente felül kell vizsgálni, a pontatlan személyes adatokat
haladéktalanul törölni kell.
Az
ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés esetében is biztosítani
kell a jogszabályoknak való megfelelést.
Egyéb
célból történő adatkezelés
Amennyiben
a szervezet olyan adatkezelést kíván végezni, amely ebben a szabályzatban nem
szerepel, előzetesen ezen belső szabályzatát kell megfelelően kiegészíteni,
illetve az új adatkezelési célnak megfelelő rész-szabályokat hozzákapcsolni.
A
szabályzathoz tartozó egyéb dokumentumok
Az
adatvédelmi és adatkezelési szabályzathoz kell kapcsolni és azzal együtt
kezelni azokat a dokumentumokat és szabályozásokat, amelyek például az
adatkezeléshez hozzájáruló írásbeli nyilatkozatot tartalmazzák vagy például
weboldalak esetén a kötelező adatkezelési tájékoztatót írják le.
Az
adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok
- AZ
EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a
természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő
védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet
hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).
- A
köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló
1995. évi LXVI. törvény.
- A
közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló
335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet.
- 2001.
évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs
társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről.
- 2003.
évi C. törvény az elektronikus hírközlésről.